Executive Assistant (m/w/d) der Leitung Zentrale Dienste | SP Zahnmedizin (825)

Die Zentralen Dienste der Medizinischen Hochschule Brandenburg Theodor Fontane (MHB) übernehmen vielfältige übergreifende Aufgaben und sorgen dafür, dass organisatorische, infrastrukturelle und operative Prozesse zuverlässig ineinandergreifen. Für die enge Zusammenarbeit mit dem Leiter der Zentralen Dienste suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die insbesondere die zahnmedizinischen Bereiche betreut und dabei einen vielseitigen Verantwortungsbereich übernimmt.
Die Position verbindet organisatorische Steuerung, Koordination und operative Nähe zum laufenden Betrieb. Sie arbeiten mit unterschiedlichen internen Bereichen und externen Partnern zusammen und übernehmen eine wichtige Schnittstellenfunktion innerhalb der MHB. Dabei geht es um einen professionellen Rahmen, in dem Strukturen funktionieren, Prozesse verlässlich umgesetzt werden und die Anforderungen des zahnmedizinischen Bereichs mit den übergeordneten Strukturen der Zentralen Dienste zusammengeführt werden.

als Executive Assistant (m/w/d) der Leitung Zentrale Dienste

Eintritt: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Umfang: in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche
Beschäftigung: unbefristet
Arbeitsort: Brandenburg an der Havel

Die MHB ist eine staatlich anerkannte Universität in kommunaler Trägerschaft mit einem besonderen Fokus auf praxisnahe Lehre, innovative Forschung und die Ausbildung der nächsten Generation von Ärzt*innen und Psycholog*innen. In enger Zusammenarbeit mit unseren Trägerkliniken verbinden wir exzellente Wissenschaft mit moderner Patientenversorgung und gestalten aktiv die Zukunft der Medizin in Brandenburg und darüber hinaus!

Mit der Eröffnung unserer Universitätsklinik für Zahnmedizin am 3. August 2026 haben wir unser Versorgungs-, Lehr- und Forschungsangebot erweitert. Im denkmalgeschützten ehemaligen E-Werk in Brandenburg an der Havel ist die erste Universitätszahnklinik des Landes entstanden. Die Klinik bietet vollständig digital ausgestattete Behandlungsplätze und wird schrittweise auf rund 40 Behandlungseinheiten erweitert. Neben der allgemeinen zahnmedizinischen Versorgung umfasst das Angebot spezialisierte Sprechstunden für Menschen mit Zahnarztangst und Erkrankungen der Mundschleimhaut sowie Schlafzahnmedizin und mobile Versorgung.
Zugleich ist die Universitätsklinik das Zentrum unseres Brandenburgischen Modellstudiengangs Zahnmedizin, den wir 2024 als ersten Studiengang dieser Art im Land eingeführt haben. Jährlich starten 48 Studierende in das Studium und übernehmen bereits ab dem siebten Semester unter fachlicher Aufsicht die Behandlung eigener Patientinnen und Patienten. 

• Steuerung des technischen Dienstes mit vorausschauender Einsatzplanung, bedarfsgerechter Aufgabenverteilung und koordinierter Umsetzung der anfallenden Aufgaben
• Organisatorische Führung und Koordination des gesamten Assistenz- (ZFA), Abrechnungs- (ZMV) und Empfangsteams einschließlich der studentischen Mitarbeiter*innen
• Koordination der teamübergreifenden Abläufe und Sicherstellung einer strukturierten Zusammenarbeit im täglichen Praxisbetrieb
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen den Zentralen Diensten, den Polikliniken und externen Partnern sowie Koordination der erforderlichen Abstimmungen und Informationsflüsse
• Eigenständige Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs und der zugehörigen Dokumentation sowie professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Unterstützung bei der Umsetzung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements im Aufgabenbereich

• Steuerung der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und zentrale Ansprechperson für Handwerksbetriebe, IT-Support, Reinigungskräfte und Entsorgungsunternehmen
• Koordination und Abstimmung externer Einsätze sowie Sicherstellung einer verlässlichen Zusammenarbeit mit den jeweiligen Ansprechpartner*innen
• Begleitung und Koordination technischer Projekte von der organisatorischen Abstimmung bis zur Umsetzung, insbesondere bei Praxis-Umbauten, Software-Rollouts und Großgeräte-Installationen
• Koordination der mit technischen Projekten verbundenen Abläufe und Schnittstellen unter Berücksichtigung der Anforderungen des laufenden Praxisbetriebs
• Regelmäßige Überprüfung der Klinikräume hinsichtlich Sauberkeit, Funktionalität und Erscheinungsbild sowie frühzeitiges Erkennen und Koordinieren erforderlicher Maßnahmen
• Sicherstellung eines gepflegten, funktionalen und repräsentativen Umfelds mit besonderem Augenmerk auf Licht, Technik und Klima

• Gewährleistung eines professionellen und reibungslosen Patienten- und Praxisbetriebs auch bei wechselnden Anforderungen und kurzfristigem Unterstützungsbedarf
• Aktive Mitwirkung an der Aufrechterhaltung stabiler Abläufe im Empfang und an den Schnittstellen zum weiteren Praxisbetrieb

Fachliche Qualifikation

• Abgeschlossenes Studium, idealerweise im Bereich Gesundheitsmanagement, Gesundheitsökonomie, Betriebswirtschaft oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Mindestens 3 Jahre fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren koordinierenden oder organisatorischen Position, idealerweise in einer größeren Zahnklinik, einem MVZ oder Krankenhaus
• Erfahrung in der Koordination und organisatorischen Steuerung von Teams

Persönliche Kompetenzen & weitere Qualifikationen

• Ausgeprägtes organisatorisches Geschick sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Schnittstellen gleichzeitig strukturiert zu steuern
• Technisches Grundverständnis und die Fähigkeit, technische Fragestellungen aus den Bereichen IT, Medizintechnik und Haustechnik schnell zu erfassen und die erforderlichen Maßnahmen zu koordinieren
• Ausgeprägtes Prozess- und Schnittstellenverständnis sowie ein gutes Verständnis für logistische und organisatorische Abläufe im Klinik- und Praxisbetrieb
• Eigenständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Organisationsstärke auch wenn mehrere Anliegen gleichzeitig koordiniert und kurzfristig Lösungen gefunden werden müssen
• Ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie ein professionelles, herzliches und verbindliches Auftreten gegenüber Patient*innen, Mitarbeitenden, Dienstleistern und internen Ansprechpartner*innen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Eine verantwortungsvolle Position mit direktem Einblick in zentrale Hochschulstrukturen
• Die Möglichkeit, die Weiterentwicklung einer jungen, dynamisch wachsenden Universität aktiv mitzugestalten
• Moderne und flexible Arbeitsstrukturen, die eine gute Vereinbarkeit von Beruf und persönlichen Anforderungen ermöglichen

• Flexible Arbeitszeiten (orientiert an unserer Kernarbeitszeit) & eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre
• 30 Tage Urlaub: 28 Tage Erholungsurlaub (Erhöhung nach Betriebszugehörigkeit) + 2 freie Tage an Weihnachten und Silvester
• Mobilität: Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket; BusinessBike bei Festanstellung
• Attraktive Vergütung nach Qualifikation und Berufserfahrung
• WorkLifePortal mit digitalen Gesundheitsangeboten, Trainings, Rezepten & Tipps
• Betriebsärztlicher Dienst inklusive Vorsorgeuntersuchungen

Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam mit Ihnen unsere zahnmedizinischen Bereiche weiterzuentwickeln. Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil unseres Teams!

Ihre Bewerbungsunterlagen reichen Sie bitte über unser Online-Bewerbungsportal ein. Hierfür nutzen Sie bitte den "Bewerben"-Button rechts oder unterhalb des Ausschreibungstextes. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir nur Bewerbungen über den genannten Bewerbungsweg berücksichtigen können.

Bewerbungsunterlagen:

1. Motivationsschreiben
2. Lebenslauf/ CV
3. Nachweise über relevante Qualifikationen und Berufserfahrungen
4. Relevante Arbeits- und Dienstzeugnisse
5. Nachweise über relevante Fort- und Weiterbildungen, sofern vorhanden
6. Ggf. Referenzen bzw. Angabe geeigneter Referenzpersonen